כיצד לכתוב מיילים אפקטיביים באנגלית?

כתיבת מיילים אפקטיביים : כיצד לכתוב מייל שידחוף אתכם קדימה?

אין ספק כי בתקופה הטכנולוגית של ימינו האינטרנט תרם רבות למהפכת התקשורת המתחוללת בשוק העסקים העולמי המשפיעה מאד על הדרך בה עסקים מתנהלים בתוך הארגון עצמו ובעסקיו עם גופים אחרים, בשוק המקומי  ובשוק הגלובלי. האינטרנט טשטש  את המרחקים הנרחבים בין מדינה ומדינה וצמצם את המרחק הפיזי: התקשרות בעולם העסקים הפכה להיות מיידית , זמינה וזולה מאד. אימיליים הפכו לאמצעי תקשורת מרכזי.

כיום עסקים וארגונים מנצלים את נוחות התקשורת הוירטואלית : גם בתוך הארגון בה עמיתים מתקשרים אחד עם השני וגם בתקשורת של הארגון עם לקוחות, ספקים ועוד.  ואמנם, עדכונים, בקשות, שירות לקוחות, תמיכה טכנית, הצעות מחיר, ניהול עובדים ועוד  – הכל מתבצע אונליין. לכן חשוב לעשות זאת נכון.

עלינו להכיר את כללי ההתקשרות הווירטואליים ולנצל אותם הן לחיזוק התקשורת הפנים ארגונית ומערך היחסים בין העובדים והן להעצמת הפעילות העסקית ותדמית המותג.

כדאי לזכור! יעילות התקשורת משקפת את המקצועיות שלנו. בדיוק כפי שלא נדמיין לעצמנו להגיע לפגישה עסקית בסנדלים – כך כדאי לזכור כי אימייל , שבדרך כלל נסגר בחתימה של העובד והאירגון, מייצג אותנו ומשקף את הרצינות של הארגון שלנו.   

מה חשוב אם כן כשכותבים מיילים בעולם העסקי?

שליטה בשפה האנגלית   – בתור אירגון, חשוב להבין מה נכתב לכם כדי להימנע מחוסר הבנות העלולות לגרום למבוכה ולכשלים בארגון אם בהתנהלות של העובדים אחד מול השני, עם ארגונים אחרים או לקוחות. אימיילים באנגלית שעוברים בתוך הארגון ואינם מובנים כהלכה עלולים לגרור למתיחות, בלבול, האשמות הדדיות, ואסקלציות מיותרות.

כדאי לזכור כי אימיילים הינם מסמכים מתועדים והם יכולים להישמר זמן רב.  מיילים שנכתבים באנגלית לא תקנית עם שגיאות תחביר עלולים לסכן את התדמית של הארגון שלכם, ועלול להוביל ללקוח כועס, מאוכזב ומבולבל. קושי כזה יגרום בסופו של דבר לתסכול בתוך הארגון – תקשורת מוצלחת הבנויה על  קהל לקוחות מרוצה הם הבסיס להצלחה של כל ארגון מודרני קטן כגדול.

תכתובת עסקית – על שליטה בשפה האנגלית לכלול  התמצאות באנגלית עסקית.  לעולם העסקים יש ז’רגון משלו. זאת אינה תמיד האנגלית השגורה בשפת היום יום אלא שפה עם חוקים משלה ואוצר מילים משלה.  חשוב להבין גם מהם המקבילות של תפקידים בחוץ לארץ:CEO, CFO, ועוד. בהתכתבות יומיומית,  עובדים רבים מגלים שאינם יודעים כיצד לענות ללקוח, לנסח הצעת מחיר וכו’. מסיבה זאת בסדנאות לאנגלית או בסדנאות לכתיבה עסקית עבור ארגונים, מלמדים אנגלית עסקית המותאמת לעולם זה. 

כללי תכתובת באימייל – בכתיבת מיילים בצורה מקצועית ויעילה חשוב להכיר: קיצורים וראשי תיבות שונים כמו: LTD  . ישנם המון קיצורים בשפת התכתובת העסקית שהינם מאד מקובלים ושימושיים במיוחד באימיילים עסקיים. כך למשל כדאי להשתמש בקיצור (FYI  (For your information, כשתרצה להביא ידיעה לתשומת ליבו של המכותב בצורה עניינית. אם קיבלת אימייל שנושאו נראה קצת מוזר –OOO , משמעו כי השולח כנראה יצא לחופשה (.Out of Office)

סגנונות כתיבה מקובלים: כתיבת מייל אפקטיבית חייבת להבדיל בין אימייל רשמי ובלתי רשמי.לא מעט טועים בסגנון הכתיבה כאשר הם עושים שימוש בביטויים לא נכונים תחבירית או שאולים מהסלנג. אלה יכולים להיות ביטויים שגורים בשפה היומיומית כמו gonna או  wanna , אבל בתכתובת עסקית הם יוצרים רושם בלתי מקצועי. יש לעקוב אחרי כללי הכתיבה התחביריים באנגלית ולהימנע מלכתוב i’m או you’re בתחילת משפט. כך לדוגמא יש לכתוב:

soon I’m going to contact him   ולא–

 i’m gonna contact him soon  

המילה until הוא גם קצת בעייתית.  לאנשים יש נטייה לחשוב שקיצור המילה הינו “till” אך זוהי טעות חמורה ולא מקצועית.  כמו כן, לאנשים יש נטייה להשתמש במילה זו בכל הנוגע לדד-ליינים. לדוגמא, “This report is due until Tuesday”, זאת אומרת, הדו”ח יהיה מוכן עד יום שלישי. אך גם זוהי טעות, שכן המשפט הנכון הוא, “This report is due by Tuesday”.

 

אנו ב- Add-Vantage מציעים סדנה ייחודית המלמדת פרקטיקה של כתיבת אימיילים בשילוב תקשורת אפקטיבית, על מנת לעזור לארגון שלכם לתפקד בצורה יעילה בתוך הארגון ומחוצו. הסדנה תכלול למידה ופרקטיקה לכתיבת מיילים אפקטיביים הממלאים מגוון של ייעודים , ביניהם מכירה ושיווק, הדרכה, ניהול עובדים, פתרון בעיות ועוד.  עובדים בחברה שאינם שולטים בתכתובת מיילים באנגלית עלולים לפגוע בהצלחת הארגון. חיזוק הביטחון  והשליטה בכללי הכתיבה ישפרו את הביטחון עצמי של העובד בחברה ויגרום לכל אימייל להישמע מקצועי ולייצג את הארגון שלכם בכבוד.